Pengolahan Bahan Pustaka


PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
DI UPT.PERPUSTAKAAN STMIK AKAKOM
YOGYAKARTA
Makalah ini kami buat untuk memenuhi tugas kelompok
Mata Kuliah : Dasar – Dasar Katalogisasi
Dosen Pengampu : Anis Masruri

Disusun oleh :
Retno Yuniarti ( 09140129 )

ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB
UNIVERSITAS ISLAM NEGRI SUNAN KALIJAGA

 

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Informasi berkembang dengan pesat, ini menyebabkan kebutuhan akan informasi semakin meningkat. Para pengelola dan pengguna informasi bersaing berusaha mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi diharapkan dapat mengumpulkan, mengolah, mengemas, dan menyajikan informasi dengan cepat dan efektif. Kegiatan pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu bagian utama dalam proses pengemasan dan penyajian informasi. Kegiatan ini bertujuan agar para pengguna perpustakaan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan mudah.
Dalam menjalankan semua kegiatan perpustakaan, peran sumber daya manusia sangat penting, maka diperlukan sumber daya manusia yang profesional yang handal dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi.

PROFIL
UPT PERPUSTAKAAN STMIK AKAKOM YOGYAKARTA
VISI :
Visi Perpustakaan Akakom adalah:” Perpustakaan sebagai pusat informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian dengan menyediakan koleksi mutakhir untuk mendukung kegiatan belajar, penelitian dan pengabdian masyarakat, serta menyediakan fasilitas teknologi informasi yang memungkinkan pengguna mengakses informasi secara on-line kedalam maupun luar perpustakaan. ”

Misi :
1. Menyediakan informasi mutakhir untuk mendukung
kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.
2. Menyediakan fasilitas teknologi informasi bagi pengguna
sehingga dapat mengakses dengan mudah informasi di dalam
maupun di luar perpustakaan.
3. Menyediakan tempat yang nyaman bagi pengguna
perpustakaan.
4. Menyediakan layanan khusus bagi pengguna perpustakaan.
5. Menyelenggarakan pendidikan pemakai bagi pengguna.

1. Sejarah Singkat
Yayasan Pendidikan Widya Bhakti berdiri pada tahun 30 Juni 1979 yang bertujuan untuk mengembangkan dan menyebarluaskan informatika dan teknologi komputer kepada masyarakat. Seiring dengan berdirinya yayasan ini, berdiri pula Akademik Aplikasi Komputer AKAKOM.
Pada 1 Maret 1983 Akademik Komputer berganti nama menjadi Akademik Komputer dan Informatika AKAKOM. Berdasarkan SK Mendikbud No. 0507/1984, terhitung mulai 2 Maret 1985 Akademik Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM.
Berdasarkan SK Ditjen Dikti No. 262/DIKTI/Kep/1992, terhitung sejak 8 Juni 1992 Akademik Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM berubah bentuk menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM (STMIK AKAKOM) Yogyakarta.
Seiring berdirinya Yayasan Widya Bhakti dan STMIK AKAKOM maka berdiri pula UPT Perpustakaan. Untuk menunjang kegiatan dan perkuliahan STMIK AKAKOM dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas yang dapat dipergunakan oleh civitas akademikanya. Fasilitas tersebut antara lain UPT Perpustakaan yang menyediakan fasilitas kepustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi di lingkungan STMIK AKAKOM Yogyakarta. (Sumber : Buku Pedoman Dan Kurikulum Tahun 2003-2004
2. Fungsi
UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM merupakan unit pelaksanaan teknis yang bertanggung jawab menyediakan fasilitas kepustakaan bagi seluruh sivitas akademika STMIK AKAKOM maupun diluar akademika. Perpustakaan ini didirikan untuk mendukung tujuan dari lembaga induknya, menunjang dan melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk mencapai tujuan tersebut, UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM memiliki fungsi-fungsi antara lain :
a. Pusat informasi yang menyediakan informasi bagi sivitas akademika STMIK AKAKOM.
b. Pusat kegiatan belajar atau menambah ilmu pengetahuan diluar kelas.
c. Sarana untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan.
d. Penunjang dalam kegiatan perkuliahan. (Sumber : Wawancara dengan kepala perpustakaan pada tanggal 20 Februari 2004).
3. Tugas
Dalam menjalankan fungsinya sebagai perpustakaan, unit pelaksana teknis perpustakaan memiliki tugas-tugas sebagai berikut :
a. Mengadakan dan menyediakan bahan pustaka atau koleksi bagi mahasiswa, dosen dan karyawan.
b. Mengolah bahan pustaka atau koleksi yang ada.
c. Memelihara, merawat dan mengatur bahan pustaka.
d. Melayani pemakai perpustakaan.
e. Membuat surat keterangan surat bebas perpustakaan.
4. Menerima naskah tugas akhir, laporan kerja praktek skripsi.
5. Struktur Organisasi
UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM mempunyai dua struktur organisasi, baik organisasi makro maupun organisasi mikro.
1. Struktur Organisasi Makro
Struktur organisasi makro adalah penegasan dan penggambaran kedudukan perguruan tinggi sebagai unit kerja dalam organisasi tinggi yang bersangkutan.
UPT Perpustakaanmerupakan unsur penunjang sbeagai kelengkapan bagi pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Kedudukannya di luar lingkup fakultas dan bertanggung jawab kepada ketua. Untuk jelasnya dapat dilihat pada lampiran 4.
2. Struktur Organisasi Mikro
Struktur organisasi mikro merupakan penegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, lingkup sistem dan kewenangan secara birarkis dari sub unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan perguruan tinggi, kemudian tertuang dalam bentuk struktur organisasi.
Secara mikro kepada UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM membawahi dua orang kepala sub bagian, yaitu Kepala Sub Administrasi dan Kepala Sub Bagian Pelayanan Pemakai. Masing-masing kepala membawahi beberapa sub bagian yang dikerjakan oleh beberapa orang staf perpustakaan.
6. Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM

7. Personalian Perpustakaan
Sumber daya manusia di perpustakaan merupakan unsur utama dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan perpustakaan. Keseluruhan pegawai perpustakaan STMIK AKAKOM berjumlah sembilan orang, yang terdiri dari seorang kepala perpustakaan, dua kepala sub bagian dan enam orang staf.
Latar belakang pendidikan pasa staf perpustakaan rata-rata berpendidikan SMA, namun pada perkembannya ada yang berpendidikan ilmu perpustakaan dan ilmu pengetahuan lain. Staf yang berpendidikan SMA agar seimbang dengan staf lainnya yaitu dengan mengikuti diklat komputer atau seminar. Daftar nama, latar belakang pendidikan dan kedudukan staf UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM Yogyakarta dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1
Latar belakang pendidikan perpustakaan STMIK AKAKOM
Nama Kedudukan Pendidikan
Dra. Syamsu Windarti, M. T. Apt. Kepala perpustakaan Master Teknik
Dra. Uniek Hidayati Kasubbag pelayanan pemakai Sarjana administrasi perkantoran
Ari Yuniarto, A.Md Kasubbag pelayanan teknis dan administrasi D3perpustakaan
Sri Wahyuni, A.Md Staf pelayanan teknis dan administrasi D3 perpustakaan
Eni Suprihatin Staf pelayanan teknis dan pelayanan administrasi SMEA
Alb. Adik Rila Sukma Staf pelayanan teknis dan administrasi STM
Karjono Staf pelayanan pemakai SMA
Y. Sampurna Staf pelayanan pemakai SMA
Victoria Sudarmi Staf pelayanan pemakai SMA
8. Pengguna
Pengguna perpustakaan merupakan orang yang memanfaatkan jasa layanan di perpustakaan. Pengguna UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM terdiri dari seluruh mahasiswa, dosen, karyawan STMIK AKAKOM dan mahasiswa dari luar STMIK AKAKOM.
9. Gedung
UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM beralamat di Jalan Raya Janti No. 143 Yogyakarta 55195. Letaknya menjadi satu dengan gedung pusat yaitu berada di lantai 3 bagian sayap kiri gedung pusat, dengan ukuran panjang x lebar (20 x 19 meter).
10. Anggaran
Sebagai unit non = profit oriented perpustakaan merupakan lembaga atau organisasi yang tumbuh dan berkembang baik koleksi, jasa layanan, maupun manusianya (Sulistyo-Basuki. 1991 : 214). UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM dalam memenuhi kebutuhan dalam hal keuangan untuk melaksanakan tugas perpustakaan memperoleh dari yayasan STMIK AKAKOM. Setiap tahun kepala perpustakaan mengajukan rencana anggaran kepada pihak yayasan STMIK AKAKOM, setelah disetujui yayasan dana tersebut tidak dapat langsung turun/cair. Anggaran akan turun apabila pihak perpustakaan mengajukan rumusan rencana anggaran kepada yayasan STMIK AKAKOM. Pengusulan anggaran dilaksanakan pertahun, tetapi anggaran tersebut akan cair atau digunakan tiap semester (ganjil dan genap).
Anggaran tersebut digunakan untuk keperluan sebagai berikut :
1. Investasi (sarana dan prasarana).
2. Pengembangan koleksi
3. Barang habis pakai
4. Pengembangan sumber daya manusia

11. Produk layanan
Produk layanan yang diberikan perpustakaan adalah informasi, jadi dengan adanya perkembangan era informasi dan globalisasi pustakawan dituntut tidak lagi sebagai penyedia informasi dalam satu bentuk saja yaitu tercetak (buku), namun dewasa ini seorang pustakawan lebih dituntut untuk juga mampu memberikan layanan informasi dari berbagai format, baik tercetak maupun tak tercetak, seperti informasi yang berada dalam SD ROM, Audio Visual dan melalui internet.
1. Sistem layanan informasi
Sistem layanan informasi yang dilakukan perpustakaan menggunakan dua cara yaitu :
• Layanan tertutup
Sistem layanan tertutup adalah sistem yang digunakan sebuah perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna agar memanfaatkan koleksi yang dimiliki. Pengertian sistem layanan tertutup yaitu pengguna tidak dapat langsung masuk ke perpustakaan untuk mengambil koleksi yang diinginkan, tetapi harus melalui petugas perpustakaan, apabila ingin membaca atau meminjam untuk dibawa pulang.
• Layanan terbuka
Sistem layanan terbuka adalah pengguna dapat langsung masuk ke perpustakaan untuk mengambil koleksi yang diinginkan, tidak harus melalui petugas apabila ingin membaca, tetapi kalau ingin meminjam harus melewati/lapor kepada petugas agar dapat diproses.
2. Sarana dan prasarana
Perpustakaan diharapkan menyediakan peralatan yang menunjang kelancaran dalam hal pelayanan kepada pengguna. Misalnya : meja, kursi, lemari, rak, dan barang yang habis pakai.

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
DI UPT. PERPUSTAKAAN STMIK AKAKOM YOGYAKARTA

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
1. Perencanaan
Perencanaan disini tentang rencana buku apa, jumlah buku yang ingin / akan diadakan oleh perpustakaan itu sendiri, kebutuhan dosen, mahasiswa, karyawan, yang kadang dilakukan survei kepada mahasiswa buku apa yang banyak diusulkan / dicari / dibutuhkan mahasiswa.
2. Pengadaan
Dalam pengadaan bahan pustaka, UPT perpustakaan STMIK AKAKOM selalu berlangganan dengan beberapa penerbit buku tersebut , karena buku / informasi yang diadakan tersebut hanya berkutat / kebanyakan yang berhubungan dengan Teknologi Informasi, karena UPT STMIK Akakom tersebut lebih cenderung memenuhi kebutuhan sivitas akademika STMIK AKAKOM. Namun untuk mahasiswa di luar STMIK Akakom diperbolehkan untuk membaca, tidak diperbolehkan untuk meminjam.
Pengadaan bahan pustaka UPT STMIK AKAKOM dilakukan sekali dalam setahun. Sedangkan untuk pengadaan Buletin, majalah terbitan berkala diadakan setiap kali penerbit menerbitkan majalah tersebut.
Adapun perolehan bahan pustaka di perpustakaan STMIK AKAKOM dilakukan dengan berbagai cara yaitu:
1. Pembelian :
Biaya pembelian berasal dari lembaga induk.
Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan membeli langsung dari distributor karena telah berlangganan.
2. Hadiah :
UPT Perpustakaan STMIK AKAKOM dalam perolehan bahan pustaka kadang – kadang melalui hadiah.
3. Sumbangan :
Mahasiswa yang telah menamatkan / wisuda diwajibkan untuk memberi kenangan berupa buku kepada UPT perpustakaan STMIK AKAKOM, namun diwujudkan berupa uang sebesar 50.000 yang nantinya, uang dari mahasiswa tersebut dikelola oleh perpustakaan sebagai anggaran untuk pengadaan buku di perpustakaan tersebut.

3. Inventarisasi
Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dimilki oleh perpustakaan baik pencatatan bahan pustaka dari pembelian, hadiah, maupun sumbangan. Inventarisasi yang digunakan oleh UPT perpustakaan STMIK AKAKOM tersebut yaitu dengan cara manual dan otomasi. Sraran yang dipakai dalam inventarisasi tersebut adalah buku induk, baik buku induk untuk inventarisasi buku, ataupun buku induk untuk inventarisasi majalh atau terbitan berkala lainnya. Pembedaan antara buku dan majalah/ terbitan berkala tersebut yaitu dari pemberian kode sendiri – sendiri.
• Langkah – langkah yang di lakukan dalam inventarisasi bahan pustaka adalah :
a) Pengelompokkan jenis bahan pustaka ( buku, majalah, katya ilmiah, CD )
b) Pencatatan identitas buku ke dalam buku induk
c) Ientitas bahan pusaka dengan stempel
d) Penomeran bahan pustaka berdasarkan judul dan jumlah eksemplar
e) Data yang ada dalam buku tersebut dimasukkan ke dalam komputer
f) Baru pembuatan Bar code
4. Klasifikasi
Proses klasifikasi bahan pustaka yang telah di inventarisasi di UPT perpustakaan STMIK Akakom tersebut menggunakan pedoman DDC 21, di karenakan lebih cepat dan lebih mudah.
Kemudian yang boleh mengelola klasifikasi ini adalah para pustakawan yang sudah medapat gelar lulusan S1 dengan di bantu pustakawan D3. Beberapa pekerja lain yang di perpustakan tersebut yang hanya lulusan SMA hanya membantu dalam pakerjaan yang ringan – ringan saja, seperti proses labeling dan peletakkan buku – buku di rak/ selving.
Dalam pegklasifikasian tersebut UPT.perpustakan Akokom yogyakarta juga sering menemui kendala dalam tugasnya, kendala yang di alami tersebut yaitu ;
Ketik a menentukan tajuk subyek/ isi/ membhas tentang apa buku tersebut bercerita. Sehingga dalam pengklasifikasiannya sulit di tentukan untuk tajuk subyeknya yang mana dan nomer lkasifikasinya berapa?
Solusinya yaitu, para pustakawan menanyakan masalah kendala tersebut pada orang yang lebih tahu atau ahli dari pada buku tersebut, seperti dosen yang menggunakan buku – buku tersebut, sehingga dari jawan terseut dapat kita ambil kesimpulannya sendiri.

5. Pengkatalogan
Proses katalog di UPT.STMIK akoakom ini sudah mengggunakansistem otomasi. Sehingga bahan pustaka yang sudah d iinventarisasi sampai dengan lkasifikasi tersebut di masukkan ke dalam komputer. Maka pengkatalogan secara otomatis sudah jadi dengan cepat.
Perangkat dalam pengolahan bahan pustaka tersebut adalah ;
 Komputer ( Opac )
 Internet
 Sofware : perangkat lunak yang di gunakan dalam proses katalog di perpustakaan ini yakni Sipuata yang di ciptakaan oleh Ir. Abdul Kadir
6. Labeling
Setelah proses pengkatalogan yang di lakukan secara otomatis oleh komputer, kegiatan selanjutnya adalah Labeling.
Langkah – langkah labeling antara lain :
1. Membubuhkan kelengkapan buku ( kelengkapan fisik buku ), yakni : penempelan label pada punggung buku dengan jarak kurang lebihkurang 2 cm dari tepi bawah.
Unsur – unsur yang terdapat pada labelbuku adalah nomer klasifukasi, 3 huruf pertama pengarang, huruf pertama judul buku, kemudia cetakan buku ke berapa?.
Untuk buku referensi menggunakan huruf R / C1, yang ditulis di atas nomer klasifikasi.
Untuk buku Sirkulasi : C!, C2, …,
Contoh label buku :

2. Pengecapan Buku
3. Pemberian kartu kontrol
7. Pengerakkan / Selving
Pengerakkan atau yang di sebut juga dengan selving merupakan tahap akhir dari sebuah pengolahan bahan pustaka.
Dalam pengerakkan, perpustakaan Akakom ini berdasarkan pengelompokan bahan pustaka, maksudkan adalah pengerakan berdasarkan buku teks, Karya Ilmiah, Skripsi, atau CD, yang masing – masing dari kolompok tersebut di letakkan pada rak – rak tersendiri atau dalam rak khusus. Namun CD tersebut belum dapat di pinjamkan oleh para mahasiswa / warga kampus karena peraturan belum jelas dari pihak kepala UPT. Perpustakaan tersebut, selain itu karena perpus tidak mau menanggung akibat dari kehilangan atau kerusakan.jika mahasiswa menginginkan untuk meminjamnya, CD tersebut boleh di copy pada CD mahasiswa.

KESIMPULAN
Proses pengolahan bahan pustaka di UPT.Perpustakaan STMIK Akakom ini melalui 7 tahap pengolahan, yaitu : perencanaan, pengadaan, inventarisasi, klasifikasi, pengkatalogan, labeling, dan yang terakhir selving / pengerakkan.
Dalam proses ini tidak hanya memakai cara manual tetapi juga sudah dengan otomasi perpustakaan. Sehingga dalam proses pengkatalogan dan proses temu kembali informasi melalui OPAC ( online Public Acces Catalog ) dengan bantuan computer. Sehingga pustakawan mudah, cepat dan tepat dalam mengolah bahan pustaka, selain itu dari sisi pemustaka sendiri, mereka terbantu dengan adanya OPAC tersebut, sehingga dalam temu kembali informasi mudah dan cepat, dengan begitu pemustaka akan puas dengan layanan perpustakaan yang sudah terbantu dengan Teknologi Informasi.

About retnoyuniarti

Tak ada gunanya meresahkan hari esok yg tak pasti... Lakukan yg terbaik hari ini...

Posted on October 25, 2010, in materi kuliah, Uncategorized. Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: